Integration med Digital Post via Serviceplatformen
OpenCase er integreret med Digital Post via den fælleskommunale Serviceplatform, hvilket gør det muligt at sende og modtage sikker digital kommunikation med borgere og virksomheder direkte fra en sag.
Integrationen understøtter en fuldt digital sagsbehandling, hvor al korrespondance registreres og journaliseres automatisk på den relevante sag. Sagsbehandleren kan derfor håndtere hele dialogen med borgere og virksomheder uden at forlade OpenCase.
Afsendelse af Digital Post
Fra en sag i OpenCase kan sagsbehandleren sende Digital Post til både borgere og virksomheder
Ved afsendelse kan OpenCase automatisk anvende sagens oplysninger, modtagerens kontaktoplysninger og dokumenter, der allerede er journaliseret på sagen. Breve kan udarbejdes ved hjælp af kommunens standardskabeloner og vedhæftes relevante dokumenter, inden de sendes via Digital Post.
Alle afsendte meddelelser registreres automatisk på sagen med oplysninger om blandt andet:
- afsendelsestidspunkt
- modtager
- afsendte dokumenter og bilag
- leveringsstatus
- journalisering af den afsendte meddelelse
Dermed bevares den fulde dokumentation for sagens kommunikation.
Før afsendelse kan sagsbehandleren se, om modtageren er tilmeldt eller fritaget for Digital Post.
Modtagelse af svar
Når en borger eller virksomhed besvarer en Digital Post, der er sendt fra OpenCase, modtages svaret automatisk via Serviceplatformen.
OpenCase identificerer den tilhørende sag og journaliserer automatisk:
- den modtagne meddelelse
- vedhæftede dokumenter
- modtagelsestidspunkt
- afsenderoplysninger
Sagsbehandleren skal derfor ikke manuelt importere eller registrere svaret, da hele korrespondancen samles på sagen.
Notifikation til sagsbehandleren
Når der modtages et svar på en Digital Post, sender OpenCase automatisk en notifikation til den ansvarlige sagsbehandler.
Notifikationen kan eksempelvis vises i OpenCase, via e-mail eller andre interne beskedfunktioner, så sagsbehandleren hurtigt bliver opmærksom på, at der er modtaget nye oplysninger i sagen.
Dette reducerer risikoen for oversete henvendelser og bidrager til hurtigere sagsbehandling.