Open source ESDH til danske kommuner baseret på Nextcloud
Oversigt
Oversigt
OpenCase er en native Nextcloud-app, der leverer sags- og dokumenthåndtering (ESDH) til danske kommuner. Løsningen understøtter sikker sagsbehandling, journalisering af dokumenter og KLE-baseret klassifikation direkte i Nextcloud.
Applikationen håndhæver detaljeret adgangsstyring via den fælleskommunale adgangsstyring og er integreret med den fælleskommunale infrastruktur, herunder Organisation, Klassifikation, Fordeling, Digital Post samt opslag i CPR- og CVR-registre via Datafordeleren.
OpenCase indeholder desuden workflowautomatisering og en indbygget AI-assistent, der effektiviserer sagsbehandlingen, automatiserer rutineopgaver og øger produktiviteten.
Modernisér kommunens ESDH – én afdeling ad gangen
Modernisér kommunens ESDH – én afdeling ad gangen
OpenCase gør det muligt at indføre en moderne ESDH-løsning gradvist. Afdelinger kan tages i drift én ad gangen, mens afsluttede sager automatisk eksporteres til kommunens eksisterende arkiv-ESDH.
Kommunen bevarer adgang til historiske sager og den samlede dokumentation gennem hele overgangen. Dermed reduceres projektets risiko og overgangen kan ske i det tempo, der passer organisationen.
OpenCase er baseret på åbne standarder og giver kommunen mulighed for gradvist at udfase proprietære løsninger til fordel for en åben, europæisk platform.
Sagsbehandling
Sagsbehandling
OpenCase giver en moderne platform til kommunal sagsbehandling med fokus på effektiv journalisering, høj datasikkerhed og enkel betjening. Alle sager klassificeres efter KL's emneplan (KLE), så journaliseringen følger de fælleskommunale standarder.
Adgangen til sager og dokumenter styres automatisk ud fra organisation, KLE og følsomhed via den fælleskommunale adgangsstyring. Systemet understøtter sagshierarkier med hoved- og undersager, så komplekse sagsforløb kan struktureres overskueligt.
Alle handlinger logges, så det altid kan dokumenteres, hvem der har tilgået oplysninger eller foretaget ændringer. Det giver fuld sporbarhed og understøtter kommunens krav til dokumentation og sikkerhed.
Versionsstyring af filer
Versionsstyring af filer
OpenCase har indbygget versionsstyring, så alle ændringer af dokumenter gemmes automatisk. Tidligere versioner kan til enhver tid vises, sammenlignes og gendannes, hvis det bliver nødvendigt.
Systemet registrerer, hvem der har foretaget ændringerne, hvornår de er udført, og hvilke versioner der er oprettet. Det giver et sikkert grundlag for samarbejde om dokumenter og reducerer risikoen for tab af information.
Versionsstyringen er fuldt integreret med dokumenthåndteringen og sikrer, at hele dokumentets historik altid er tilgængelig.
Workflow på dokumenter
Workflow på dokumenter
OpenCase understøtter fleksible workflows, der sikrer kvalitet og ensartede arbejdsgange omkring kommunens dokumenter. Dokumenter kan sendes i review eller godkendelse til én eller flere medarbejdere, før de journaliseres eller afsendes.
Systemet holder styr på workflowets status og sender automatiske notifikationer til de involverede brugere. Godkendelsesprocessen bliver dokumenteret, så det altid er muligt at følge, hvem der har godkendt eller kommenteret et dokument.
Det skaber gennemsigtige processer og understøtter kommunens interne kvalitetskrav.
Søgning
Søgning
OpenCase anvender Elasticsearch til hurtig og præcis søgning på tværs af hele løsningen. Der kan søges både i sagers metadata, dokumentmetadata og det fulde indhold af dokumenter, så relevante oplysninger hurtigt kan genfindes.
Avancerede filtre gør det muligt at afgrænse søgeresultater efter blandt andet organisation, KLE, sagsstatus og dato.
Søgemaskinen indekserer løbende nye dokumenter, så de bliver tilgængelige kort tid efter journalisering. Resultatet er en effektiv søgeoplevelse, selv i installationer med millioner af dokumenter og sager.
AI Assistent
AI Assistent
OpenCase indeholder en intelligent AI-assistent, som kan automatisere både enkle og komplekse arbejdsopgaver i sagsbehandlingen. Med et indbygget promptbibliotek kan kommunen oprette og genbruge avancerede AI-handlinger, der udføres med ét klik.
AI-assistenten kan eksempelvis oprette nye sager med tilhørende dokumenter, etablere komplette sagshierarkier, udarbejde kvitteringer og breve samt sende dokumenter via Digital Post. Den kan også hjælpe med tekstproduktion, opsummering, analyse og automatisering af tilbagevendende administrative opgaver.
Resultatet er hurtigere sagsbehandling, færre manuelle arbejdsgange og en mere effektiv udnyttelse af medarbejdernes tid.
Integrationer
OpenCase er tæt integreret med den fælleskommunale infrastruktur, Datafordeleren og Nextcloud-platformen, så oplysninger og dokumenter kan udveksles automatisk på tværs af systemer.
Løsningen understøtter blandt andet integration til den fælleskommunale adgangsstyring, organisationsstruktur, KLE-klassifikation, Digital Post, Fordelingskomponenten, Beskedfordeleren samt CPR- og CVR-opslag via Datafordeleren. OpenCase integrerer desuden med Nextcloud Office, Microsoft Office, Outlook og øvrige Nextcloud-apps, så medarbejderne kan arbejde i de værktøjer, de allerede kender.
Integrationerne reducerer manuel registrering, forbedrer datakvaliteten og sikrer effektive arbejdsgange. Resultatet er en sammenhængende platform, hvor sagsbehandling, dokumenthåndtering og kommunikation bindes sammen i én samlet løsning.
Hvorfor OpenCase?
Europæisk open source
OpenCase er bygget som en native app til Nextcloud og baseret på open source-teknologi. Kommunen får fuld kontrol over sine data og undgår afhængighed af proprietære platforme. Løsningen kan drives både on-premises og i et europæisk cloudmiljø og understøtter kommunens strategi for digital suverænitet.
Klar til den fælleskommunale infrastruktur
OpenCase er udviklet specifikt til danske kommuner og integrerer direkte med den fælleskommunale infrastruktur. Løsningen understøtter blandt andet fælleskommunal adgangsstyring, organisationsstruktur, KLE, Digital Post, Datafordeleren, Beskedfordeleren og Fordelingskomponenten. Det reducerer manuelle arbejdsgange og sikrer, at kommunen arbejder med autoritative data.
Fremtidssikret og intelligent
OpenCase kombinerer moderne sags- og dokumenthåndtering med AI og automatisering. Gentagne arbejdsopgaver kan automatiseres, dokumenter kan genereres med få klik, og integrationer binder kommunens arbejdsgange sammen. Resultatet er en fleksibel platform, der kan udvikle sig i takt med kommunens behov og fremtidens digitale krav.
Klar til at komme i gang?
Lad os tage en snak om, hvordan OpenCase kan understøtte jeres sagsbehandling.
Kontakt os