Integration med den fælleskommunale klassifikation

OpenCase er integreret med den fælleskommunale klassifikation, så sager og dokumenter kan klassificeres efter KL's fælles emneplan (KLE). Integrationen sikrer en ensartet journalisering på tværs af kommunens forvaltninger og understøtter gældende praksis for offentlig sags- og dokumenthåndtering.

Ved at anvende KLE som fælles klassifikationsgrundlag opnås en konsekvent registrering af sager og dokumenter, hvilket forbedrer søgbarhed, genfinding, statistik og datadeling på tværs af kommunens it-systemer.

Automatisk synkronisering

OpenCase synkroniserer automatisk den fælleskommunale klassifikation én gang i døgnet. Under synkroniseringen opdateres blandt andet:

• KLE-numre
• KLE-betegnelser
• handlingsfacetter
• ændringer i eksisterende klassifikationer
• nye og udgåede klassifikationer

Systemet anvender dermed altid den seneste version af den fælleskommunale klassifikation uden behov for manuel vedligeholdelse.

Klassificering af sager og dokumenter

Ved oprettelse af en sag vælges den relevante KLE-klassifikation og tilhørende handlingsfacet. Klassifikationen beskriver sagens emneområde og danner grundlag for en ensartet journalisering.

Dokumenter arver som udgangspunkt klassifikationen fra den sag, de er tilknyttet, hvilket sikrer konsistens gennem hele sagsforløbet.

Den anvendte klassifikation benyttes blandt andet til:

• journalisering af sager og dokumenter
• søgning og filtrering
• rapportering og statistik
• arkivering
• integration med øvrige kommunale systemer

KLE som en del af adgangsstyringen

I OpenCase indgår KLE ikke alene som en klassifikation, men også som en central del af systemets adgangsstyring.

Brugernes rettigheder kan dataafgrænses efter KLE, således at medarbejdere kun får adgang til de sager og dokumenter, der hører under de emneområder, de er autoriseret til at arbejde med. KLE kombineres med organisatorisk tilhørsforhold og følsomhedsniveau for at beregne den enkelte brugers effektive adgang til oplysninger.

Denne model gør det muligt at etablere en meget præcis og fleksibel adgangsstyring uden behov for manuel tildeling af rettigheder på de enkelte sager.

Fordele ved fælles klassifikation

Den tætte integration med den fælleskommunale klassifikation giver kommunen en række fordele:

• ensartet journalisering på tværs af organisationen
• automatisk opdatering af KLE og handlingsfacetter
• forbedret søgning og genfinding af sager og dokumenter
• korrekt datagrundlag til arkivering og statistik
• understøttelse af fælleskommunale standarder
• adgangsstyring baseret på KLE-klassifikation
• mindre administrativ vedligeholdelse og højere datakvalitet

Ved at anvende den fælleskommunale klassifikation som autoritativ datakilde sikrer OpenCase, at journaliseringen altid følger de gældende kommunale standarder og understøtter en effektiv og ensartet sagsbehandling.