Integration med den fælleskommunale Fordelingskomponent

OpenCase er integreret med den fælleskommunale Fordelingskomponent, som gør det muligt automatisk at modtage journalnotater og dokumenter fra andre offentlige myndigheder og kommunale it-systemer. Integrationen understøtter en sikker og standardiseret udveksling af sagsinformation på tværs af den offentlige sektor og sikrer, at indgående materiale behandles effektivt og journaliseres korrekt.

Ved at modtage dokumenter og journalnotater direkte i OpenCase reduceres behovet for manuel registrering, samtidig med at sagsbehandlerne hurtigt får adgang til nye oplysninger.

Modtagelse af journalnotater

OpenCase kan modtage journalnotater via Fordelingskomponenten.

Når et journalnotat modtages, identificerer OpenCase automatisk den sag, som notatet er adresseret til. Journalnotatet oprettes herefter direkte på sagen og indgår som en del af sagens samlede historik.

Den ansvarlige sagsbehandler modtager samtidig en notifikation om, at der er modtaget et nyt journalnotat, så sagen kan behandles uden forsinkelse.

Modtagelse af dokumenter

OpenCase kan ligeledes modtage dokumenter via Fordelingskomponenten.

Ved modtagelsen analyserer OpenCase dokumentets metadata for at afgøre, om dokumentet kan tilknyttes en eksisterende sag automatisk.

Hvis metadata indeholder en sagsreference – eksempelvis i form af:

• sagens UUID
• sagens brugervendte nøgle

tilknyttes dokumentet automatisk den pågældende sag. Dokumentet journaliseres direkte på sagen, og den ansvarlige sagsbehandler modtager en notifikation om, at der er modtaget nyt materiale.

Denne automatiske journalisering reducerer den manuelle sagsbehandling og sikrer, at dokumenter straks bliver tilgængelige for de relevante medarbejdere.

Håndtering af dokumenter uden sagsreference

Hvis et modtaget dokument ikke indeholder tilstrækkelige metadata til automatisk at identificere den korrekte sag, opretter OpenCase dokumentet på en liste over indkommende dokumenter.

Her kan en sagsbehandler:

• gennemgå dokumentet
• identificere den korrekte sag
• oprette en ny sag, hvis det er nødvendigt
• journalisere dokumentet manuelt

Denne proces sikrer, at ingen dokumenter går tabt, selv om de ikke indeholder en gyldig sagsreference.

Automatisk notifikation

Når OpenCase automatisk journaliserer et journalnotat eller et dokument på en sag, sendes der en notifikation til den ansvarlige sagsbehandler.

Notifikationen gør det muligt hurtigt at reagere på nye oplysninger og sikrer, at indgående materiale indgår i den videre sagsbehandling uden unødig forsinkelse.