Integration med fælleskommunal adgangsstyring

OpenCase er fuldt integreret med den fælleskommunale adgangsstyring (FKA), hvilket sikrer, at brugerne logger ind med deres organisatoriske identitet. Autentifikation og autorisation baseres på de roller og dataafgrænsninger, der er tildelt centralt i den fælleskommunale infrastruktur. Dermed anvendes den samme adgangsmodel på tværs af OpenCase og kommunens øvrige it-systemer, hvilket reducerer den administrative byrde og sikrer ensartet adgangsstyring.

Når en bruger logger ind i OpenCase første gang via den fælleskommunale adgangsstyring, oprettes brugeren automatisk i systemet. Der er derfor ikke behov for manuel oprettelse eller vedligeholdelse af brugere. Kun personer, der er tildelt en af de understøttede brugersystemroller, får adgang til OpenCase.

Understøttede brugersystemroller

OpenCase understøtter følgende brugersystemroller:

• Bruger
• Læsebruger
• Skabelonadministrator
• OpenCase Administrator
• Systemadministrator

En bruger kan være tildelt én eller flere roller afhængigt af arbejdsfunktion og ansvarsområde.

Bruger og Læsebruger

Rollerne Bruger og Læsebruger giver adgang til sags- og dokumenthåndtering i OpenCase. Adgangen er dataafgrænset ud fra tre centrale parametre:

• Organisation – hvilke organisatoriske enheder brugeren har adgang til.
• KLE – hvilke emneområder brugeren må arbejde med.
• Følsomhed – hvilket klassifikationsniveau brugeren må tilgå.

OpenCase kombinerer disse dataafgrænsninger for at beregne brugerens effektive adgang til sager og dokumenter. En bruger får således kun adgang til de sager, hvor organisation, KLE-klassifikation og følsomhed matcher de rettigheder, der er tildelt via den fælleskommunale adgangsstyring.

Brugere med rollen Bruger kan oprette, redigere og behandle sager og dokumenter inden for deres tildelte rettigheder, mens Læsebruger alene har læseadgang.

Skabelonadministrator

Brugere med rollen Skabelonadministrator har adgang til at oprette, redigere og vedligeholde dokument- og brevmateriale, som anvendes i OpenCase. Rollen gør det muligt at administrere kommunens standardskabeloner, således at medarbejdere altid anvender de nyeste og godkendte skabeloner ved udarbejdelse af dokumenter.

OpenCase Administrator

Rollen OpenCase Administrator giver adgang til den funktionelle administration af OpenCase. Brugeren kan blandt andet:

• konfigurere systemets indstillinger
• administrere værdilister
• vedligeholde opsætninger

Denne rolle er målrettet systemansvarlige, der administrerer OpenCase, men som ikke nødvendigvis skal have teknisk administratoradgang til den underliggende Nextcloud-platform.

Systemadministrator

Brugere med rollen Systemadministrator tildeles automatisk medlemskab af Nextclouds indbyggede admin-gruppe. Dette giver adgang til den tekniske administration af platformen, herunder eksempelvis:

• installation og opdatering af apps
• systemkonfiguration
• overvågning og vedligeholdelse af platformen

Ved automatisk synkronisering mellem den fælleskommunale adgangsstyring og Nextcloud sikres det, at administrative rettigheder altid følger de centralt tildelte roller, uden behov for lokal brugeradministration.

Automatisk bruger- og rettighedsadministration

Da både brugere, roller og dataafgrænsninger vedligeholdes centralt i den fælleskommunale adgangsstyring, sker ændringer automatisk i OpenCase. Når en medarbejder skifter afdeling, får nye arbejdsopgaver eller fratræder kommunen, slår ændringerne igennem ved næste login eller synkronisering. Dette sikrer, at adgangen til sager og dokumenter altid afspejler medarbejderens aktuelle organisatoriske tilhørsforhold og ansvarsområde, samtidig med at risikoen for fejltildelte rettigheder reduceres væsentligt.