Integration med den fælleskommunale organisationsstruktur

OpenCase er integreret med den fælleskommunale organisationsstruktur, hvilket sikrer, at systemet altid afspejler kommunens aktuelle organisation. Organisationsdata hentes automatisk fra den fælleskommunale infrastruktur, så afdelinger, medarbejdere, ledelsesforhold og organisatoriske tilhørsforhold løbende holdes opdaterede.

Ved at basere organisationen på de centrale registre undgås lokal vedligeholdelse af organisationsstrukturen i OpenCase. Dermed reduceres den administrative opgave, samtidig med at risikoen for fejl og uoverensstemmelser mellem systemer minimeres.

Automatisk synkronisering

Organisationsstrukturen synkroniseres automatisk én gang i døgnet. Under synkroniseringen opdateres blandt andet:

• organisationsenheder og afdelinger
• organisatoriske relationer
• medarbejdernes organisatoriske tilhørsforhold
• navn
• e-mailadresse
• telefonnummer

Når der sker ændringer i kommunens organisationsstruktur – eksempelvis ved omorganiseringer, oprettelse af nye afdelinger eller flytning af medarbejdere – overføres ændringerne automatisk til OpenCase. Sagsbehandlere og administratorer arbejder derfor altid med opdaterede organisationsdata.

Anvendelse i OpenCase

Den synkroniserede organisationsstruktur anvendes flere steder i OpenCase, blandt andet til:

• adgangsstyring til sager og dokumenter
• tildeling af sagsansvarlige og sagsdeltagere
• valg af afdelinger og organisatoriske enheder
• visning af kontaktoplysninger på medarbejdere
• søgning og filtrering på organisation

Dette sikrer en ensartet anvendelse af organisationsoplysninger på tværs af hele løsningen.

Automatisk oprettelse af teammapper

Som en del af synkroniseringen opretter OpenCase automatisk en teammappe i Nextclouds Filer-app for hver organisatorisk enhed eller afdeling.

For hver teammappe oprettes samtidig en tilsvarende brugergruppe i Nextcloud. Medarbejdere tilknyttes automatisk den relevante gruppe ud fra deres organisatoriske placering i den fælleskommunale organisationsstruktur.

Denne automatisering betyder, at:

• hver afdeling får sit eget fælles filområde
• medarbejdere automatisk får adgang til afdelingens dokumenter
• adgange opdateres automatisk ved organisationsændringer
• nye afdelinger og medarbejdere oprettes uden manuel administration
• medarbejdere, der skifter afdeling, automatisk mister adgang til den tidligere afdelings teammappe og får adgang til den nye

Teammapperne giver afdelingerne et sikkert fælles arbejdsområde til dokumenter, der endnu ikke er journaliseret i OpenCase, samtidig med at adgangsrettighederne altid følger den officielle organisationsstruktur.

Central og automatiseret organisationsadministration

Ved at anvende den fælleskommunale organisationsstruktur som autoritativ datakilde bliver organisationsadministrationen fuldt automatiseret. Kommunen undgår dobbeltregistrering af organisationsdata, og OpenCase er altid synkroniseret med den gældende organisationsstruktur. Dette giver høj datakvalitet, reducerer den administrative vedligeholdelse og sikrer, at både adgangsstyring, samarbejde og sagsbehandling bygger på de samme organisatoriske oplysninger som resten af kommunens it-landskab.